ניהול צי רכב ארגוני נשבר כמעט תמיד באותה נקודה: המפתחות. הם יושבים במגירה אצל מזכירה, אצל אב הבית, או בכספת שכולם יודעים את הקוד שלה.
התוצאה היא נהגים שמחכים, רכבים שעומדים בזמן שאחרים צוברים קילומטרים, ואפס יכולת לענות על השאלה מי נהג ברכב הזה ביום שלישי בערב.
מהקצאה ידנית להקצאה אוטומטית
בשיטה הידנית הנהג מבקש רכב, מישהו מחליט איזה, ומוסר מפתח. בשיטה האוטומטית הנהג מזדהה בעמדה, והמערכת בוחרת עבורו רכב לפי כללים שהוגדרו מראש.
הכללים האלה הם עיקר הערך. אפשר להגדיר רוטציה שמנפיקה תמיד את הרכב שהכי מעט השתמשו בו, וכך לפזר את הבלאי; אפשר להגדיר סוגי רישיון, כך שנהג יקבל רק רכב שהוא מורשה לנהוג בו; ואפשר לחסום רכב שממתין לטיפול.
- רוטציה אוטומטית מפזרת את הקילומטראז׳ בין רכבי הצי.
- נהג מקבל רק רכב מסיווג הרישיון שלו.
- רכב שנמצא בטיפול, או פסול לנסיעה, פשוט לא ינופק.
- אפשר לשריין רכב מראש לשעה מסוימת.
מה זה נותן למנהל הצי
השאלה שמנהל צי נשאל הכי הרבה היא מי נהג ברכב. עם מערכת ניהול מפתחות התשובה היא שאילתה: מי לקח, מתי יצא, מתי החזיר.
זה משנה את הטיפול בדוחות תנועה, בתאונות ובנזקים. במקום בירור מול כמה אנשים, יש רשומה. הוא גם משנה את התכנון: דוחות שימוש מראים אילו רכבים מיותרים ואילו חסרים, וזו החלטה תקציבית ולא תחושה.
אחרי שעות ובלי אדם בעמדה
היתרון הכי מוחשי מתגלה בשעות שבהן אין מי שימסור מפתח. נהג שמסיים משמרת בשתיים בלילה מחזיר מפתח לעמדה במקום להשאיר אותו על שולחן, ונהג שמתחיל בחמש בבוקר מוציא רכב בעצמו.
בארגונים עם משמרות זה לבדו מצדיק את המערכת, שמוחקת את כל שכבת התיאום סביב מסירת מפתחות.
שאלות נפוצות
כמה מפתחות רכב אפשר לנהל בעמדה אחת?
התצורה נקבעת לפי מספר העמדות שנבחר, וניתן להרחיב במודולים נוספים. כדאי לתכנן מראש שוליים לצמיחת הצי. הרחבה מתוכננת זולה מהרחבה מאולתרת.
האם המערכת מתחברת למערכת ניהול הצי?
כן. החיבור מאפשר להזרים לתוך המערכת מצב רכב וטיפולים, ולהוציא ממנה יומני משיכה, כך שרכב שממתין לטיפול לא ינופק כלל.
מה קורה כשנהג מחזיר מפתח של רכב אחר?
התג של כל מפתח מזוהה בהחזרה, כך שהמערכת מזהה אי-התאמה מיד ומתריעה, במקום שהדבר יתגלה למחרת כשמישהו מחפש רכב.
